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Autor: Tom Dietrich · Zuletzt aktualisiert: 08.04.24
Finanzen · 13 Min. Lesedauer
Wenn Sie mit Papier- oder digitalen Dokumenten arbeiten, ist es wichtig, Ihre Unterlagen zu sortieren. Nur so können Sie stets produktiv sein und Ihre Effizienz steigern. In diesem Artikel erfahren Sie, wie man in 7 einfachen Schritten seine Unterlagen richtig organisieren kann, damit Sie sich an Ihrem neu organisierten Arbeitsplatz wieder wohlfühlen. Außerdem informieren wir sie darüber, wie viel es kostet, seine Unterlagen professionell sortieren zu lassen.
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Das beste System zum Sortieren von Unterlagen benötigt nur 7 einfache Schritte. Bei privaten Dokumenten macht es meistens mehr Sinn, seine Unterlagen selbst zu sortieren. Danach hat man direkt einen klaren Überblick über die eigene Situation und den Finanzen. In einem Unternehmen oder Projekten sind häufig mehrere Personen involviert, sodass geordnete Unterlagen eine Pflicht für alle Beteiligten sein sollten.
Sortieren Sie die physischen Kopien ihrer Dokumente in Kategorien wie Logistik, Kundendateien oder Rechnungen. Jeder Ordner kann weiter in verschiedene Unterkategorien unterteilt werden. So können Sie beispielsweise Kundendokumente in Berichte, Korrespondenz und andere Kategorien einordnen, nachdem Sie sie nach den einzelnen Kunden sortiert haben.
Private Unterlagen ordnen Sie beispielsweise nach Versicherung, Bank, Verträge, Abrechnungen und für Sie wichtige Kategorien ab. Sie können festlegen, auf welche Papiere Sie schnell Zugriff haben möchten, indem Sie eine Sortiertechnik mit mehreren Ebenen verwenden.
Wenn Sie Dokumente finden, die nicht in eine bestimmte Kategorie passen, legen Sie zusätzlich zu den zu vernichtenden Papieren einen Stapel für Sonstiges an. Es ist auch eine gute Idee, einen weiteren Stapel anzulegen, den Sie in digitale Dateien umwandeln möchten und diesen entsprechend zu markieren. Danach wissen Sie sofort, von welchen Dokumenten Sie eine digitale Kopie haben. Der Ablageprozess kann mit einer einfachen Bestandsaufnahme und Kategorisierung Ihrer Dokumente beginnen.
Um den Überblick über organisatorische Aktivitäten und Entscheidungen zu behalten, sind einige Dokumente mit Zeitstempeln und Daten versehen. Sortieren Sie jedes Papier in chronologischer Reihenfolge, nachdem Sie es nach Typ und Untertyp kategorisiert haben. Ordnen Sie datierte Dokumente in der Reihenfolge vom neuesten bis zum ältesten Dokument, sodass die neuesten Unterlagen vorne liegen, wenn Sie sie beispielsweise nach Kunden sortieren. Wenn Sie lieber den gesamten bisherigen Verlauf des Kunden sehen möchten, können Sie die Dokumente auch vom ältesten zum neuesten ordnen.
Undatierte Unterlagen können nach ihrer Nutzungshäufigkeit oder Wichtigkeit geordnet werden. Bevor Sie Ihre Dokumente in Ihr Ablagesystem einordnen, sollten Sie auch überlegen, sie alphabetisch zu gruppieren. Dabei können Sie ihre Papiere nach Kundennamen oder nach wichtigen Kategorien wie Rechnungen oder Berichten ordnen.
Am besten Legen Sie sich anpassbaren Stauraum wie Aktenschränken und Schubladen zu. Organisieren Sie Gruppen von Dokumenten nach Typ und Untertyp in verschiedenen Aktenordnern. Die Ordner können noch chronologisch oder alphabetisch geordnet und in Schränke oder Schubladen gelegt werden.
Sie können die Liste zum Beispiel alphabetisch nach Kundennamen oder chronologisch nach dem Kunden, den Sie zuletzt betreut haben, ordnen. Wenn Sie ihre Papiere aus Ihrem Arbeitsbereich fernhalten, können Sie schneller arbeiten, weil Ihr Schreibtisch frei bleibt. Eine gute Selbstmanagement Methode ist es, auf dem Schreibtisch nur noch offene Aufgaben oder Unterlagen, die sortiert werden müssen, liegen zu haben.
Erwägen Sie die Anschaffung eines Aktenregals für ihre Arbeit, in dem Sie Dokumente aufbewahren können, auf die Sie häufig zugreifen oder die Sie überprüfen müssen. Beispielsweise täglich gebrauchte Formulare. Um die Kategorisierung beizubehalten, können Sie jedem Regal einen bestimmten Typ oder Untertyp zuweisen. Dieses kann auch verwendet werden, um die Ablage neu eingehender Dokumente zu beschleunigen. Legen Sie neue Akten in das entsprechende Regal, nachdem Sie sie in einige grobe Kategorien eingeteilt haben. Wenn Sie sie später abheften, kann diese Technik diesen Prozess stark vereinfachen.
Ein weiterer Tipp bei der Sortierung ihrer Papiere ist die Codierung nach Farbe. So können Sie die Suche nach Dokumenten beschleunigen, indem Sie visuelle Anhaltspunkte wie farbige Registerkarten verwenden. Für die verschiedenen Dokumenten- und Untertypen können Sie unterschiedlich gefärbte Ordner benutzen.
Zusätzlich dazu können Sie eine farbcodierte Zusammenfassung erstellen, um sich die Farben zu merken, die den Dokumentenkategorien entsprechen. Um ein Gefühl der Dringlichkeit zu vermitteln, können Sie beispielsweise Dokumente, die Sie häufig verwenden, mit einer roten Registerkarte und Dokumente, die Sie ablegen müssen, mit einer gelben Registerkarte farblich kennzeichnen. Unterlagen die bereits digitalisiert sind, können blau markiert werden und bezahlte Rechnungen grün.
Wenn Sie Ihre Dokumentenkategorien beschriften, können Sie den gewünschten Ordner schnell auffinden. Verwenden Sie verschiedenfarbige Stifte, die zu Ihrem Farbcode passen, um Ihr Beschriftungssystem weiter zu verbessern. Zur farblichen Kennzeichnung der Etiketten können Sie auch Textmarker auf schwarzem Text benutzen. Sie können wichtige Daten oder Kündigungsfristen farblich markieren, bevor das Dokument abgelegt wird.
Mit einem Etikettendrucker können Sie schnell einzelne Aufkleber drucken. Dieses Werkzeug ist besonders nützlich, wenn Sie neue Etiketten zu bestehenden hinzufügen oder ein Regal oder einen Schrank beschriften möchten. Deswegen ist es ratsam, einen Etikettendrucker zum Sortieren ihrer Unterlagen anzuschaffen. Weitere nützliche Utensilien um Unterlagen zu sortieren, sind Klarsichtfolien, Trennblätter, Textmarker, ein Tacker und Büroklammern. Beschriftete Kartons für alte Dokumente werden irgendwann ebenfalls benötigt.
Sie können die Menge an Papieren, die Sie aufbewahren, verringern, indem Sie ein geordnetes Ablagesystem einrichten. Minimieren Sie die Unordnung, indem Sie nicht mehr benötigte Dokumente schreddern. Stellen Sie einen kleinen Behälter oder einen Korb speziell für zu vernichtende Unterlagen in der Nähe Ihres Schreibtischs auf.
Wenn Sie regelmäßig ungenutzte Akten und Dokumente entsorgen, bleibt Ihr Arbeitsplatz aufgeräumt und organisiert. Abgelaufene Verträge und alte Rechnungen werden meistens viel zu lange aufgehoben. Wer sich unsicher ist, kann das Dokument zur Sicherheit einmal digitalisieren und dann entsorgen.
Unter bestimmten Umständen kann es praktischer sein, physische Dokumente zu digitalisieren und so als Dateien auf Ihrem Computer zu speichern. Auf diese Weise können Sie den Zugriff auf die Unterlagen erleichtern, die sie gemeinsam mit ihrem Team nutzen und Unordnung vermeiden. Scannen Sie Papierdokumente, um digitale Dateien zu erstellen, die Sie auf Ihrem Computer in gut organisierten Ordnern speichern können. Mit einem Klick kann dann eine Sicherheitskopie von allen digitalen Unterlagen erstellt werden.
Gehen Sie dabei genauso vor wie bei der Erstellung eines physischen Ablagesystems:
Ordnen Sie nach Typ und Untertyp. Die Dateien sollten sowohl in chronologischer als auch in alphabetischer Reihenfolge sortiert werden. Nutzen Sie die Dateifarb- oder Flaggenfunktion Ihres Betriebssystems, um Dateien nach Typ und Untertyp farblich zu kodieren. Dokumente sollten deutlich mit dem Typ, dem Untertyp und ggf. dem Datum gekennzeichnet sein.
Dies ist ein Beispiel für ein effektives System der Dokumentenbeschriftung: "Kunde Mustermann Invoice Feb2023".
Durch die Digitalisierung und Sortierung ihrer Unterlagen können Sie Dokumente auf Ihrem Computer schnell durchsuchen. Außerdem verringert sich dadurch ihr Bedarf an Stauraum und mögliche Unordnung. Sie können Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten, Stress vermeiden und ihre Produktivität steigern, indem Sie ein festes Verfahren einführen. Auch wenn Sie bereits über ein Organisationssystem verfügen, sollten Sie regelmäßig Zeit zur Wartungsarbeit einplanen, da sich in arbeitsreichen Phasen leicht Akten ansammeln können. Zudem sollten Sie zu Hause ihre Unterlagen stets ordnen.
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Ein professioneller Sortierservice rechnet in der Regel pro Projekt, pro Stunde oder pro Kilogramm (kg) ab. Je nach Geschäftsmodell des jeweiligen Sortierservice, dem Umfang Ihres Projekts und seinem Fachgebiet können die Preise stark variieren. Dabei können Sie ihre privaten oder auch Arbeitsunterlagen sortieren lassen. Für Privatpersonen ist das sortieren lassen der Unterlagen fast immer günstiger als für Unternehmer. Ihr Unternehmen sollte hier im Rampenlicht stehen? Klicken Sie hier, um in diesem Beitrag erwähnt zu werden!
Bei größeren Aufträgen ist es üblich, nach Stunden abzurechnen. Der Stundensatz liegt in der Regel ungefähr bei 25 bis 50 Euro, während Arbeiten, die aufwendigere Koordination erfordern, deutlich teurer sein können. Viele Organisatoren legen für kleinere Aufträge eine Mindeststundenzahl fest, um sicherzustellen, dass das Projekt, das sie übernehmen, die für seine Fertigstellung erforderlichen Gesamtkosten abdeckt.
Die endgültigen Kosten hängen auch davon ab, wo sich Ihr Projekt befindet. Für einen Sortierservice in einer Großstadt müssen Sie mit höheren Raten rechnen als in einem Vorort. Je nachdem, wo Sie sich in Bezug auf das typische Einsatzgebiet des Veranstalters befinden, kann er Ihnen auch zusätzliche Reise- und Transportkosten berechnen.
Zwar bietet nicht jeder professionelle Sortierservice Pauschalpreise für Projekte an, aber viele bieten Preispakete für einfachere Sortierhilfe an. Auch wenn diese auf den ersten Blick teurer erscheinen mögen, können Sie damit häufig Geld sparen. Die durchschnittlichen Kosten für ein Organisationsprojekt belaufen sich auf etwa 150 Euro, können aber je nach Umfang zwischen 50 und 1.500 Euro liegen.
Diese Kosten fallen zusätzlich zu den Behältern, Regalen oder anderen Organisationsmitteln an, die Sie für Ihr Projekt benötigen. Die meisten Organisatoren können diese zu einem günstigen Preis einkaufen. Nicht alle Sortierhelfer bieten diesen Service an. Das hängt weitgehend von ihrem Geschäftsmodell ab, also erkundigen Sie sich auch danach, bevor Sie jemanden beauftragen.
Einige Services bieten einen Preis pro Gewicht Papier an, um Unterlagen sortieren zu lassen. Für Unternehmer beginnen die Preise ab 75 € pro kg Unterlagen und für Privatpersonen bereits ab 40 € pro kg Papier. Dabei gibt es aber häufig eine Mindestabnahmemenge von 2 kg Papier oder mehr. Man sammelt alle Unterlagen in einen Karton und verschickt diesen an den Dienstleister.
Wer private Unterlagen sortieren lassen will, findet häufig günstigere Angebote, da es sich oftmals um Kleinunternehmer handelt, die keine Rechnung mit Mehrwertsteuer ausstellen. Zudem stellen Unternehmen häufig höhere Ansprüche an den Datenschutz und die Sicherheit der Dokumente, der ebenfalls im Preis enthalten sein kann. Die für die Ablage der sortierten Unterlagen benötigten Ordner können häufig zu der Sendung dazugelegt werden, sodass die Unterlagen in das bestehende System eingelagert werden können. Die Unterlagen werden häufig verschickt, sodass ein kleines Verlustrisiko durch die Post besteht. Einige Dienstleister nehmen die Unterlagen auch persönlich entgegen oder holen diese gegen eine Gebühr ab.
Wer wenig Zeit hat, kann auf einen Dienstleister zurückgreifen, um seine Unterlagen sortieren zu lassen. Man bekommt seine Dokumente in einem gut organisierten System zurück und kann sich um wichtigere Dinge kümmern. Einige Dienstleister erlauben auch einen maximalen Betrag, sodass die Unterlagen so lange sortiert werden, bis der Maximalbetrag durch die Arbeitsstunden erreicht ist.
Wer seine Unterlagen sortiert hat einen besseren Überblick über seine finanzielle Situation und trifft dadurch bessere Entscheidungen. Das trifft sowohl privat als auch auf das Berufsleben zu. Es vermeidet viel Stress, wenn man sofort weiß, wo man nach bestimmten Unterlagen suchen muss. Fragt der Arzt beispielsweise nach einem Röntgenbild oder eine alte Untersuchung, kann die aktuelle Krankheit schneller diagnostiziert werden. Dazu hat man die nötigen Unterlagen für Berufsunfähigkeitsversicherung, Hausrat oder Krankheit immer parat.
Benötigt man einen Kredit von der Bank, kann man gut strukturierte Dokumente und Nachweise einreichen, sodass wahrscheinlich einen besseren Kredit bekommt. Gerade bei einer neuen Unternehmensgründung ist es eine gute Praxis, ein Sortiersystem für Unterlagen von Beginn an zu etablieren. Es gehört auch zu einem guten Führungsstil, einen Überblick über die eigenen Unterlagen und verantwortlichen Mitarbeiter zu haben.
In Zukunft soll das Finanzsystem, Gesundheitssystem und viele weitere staatliche Systeme weiter digitalisiert werden. Es wird immer ausgedruckte Unterlagen geben, aber einige Stellen wollen bevorzugt digitale Dokumente. Mit dem Wachstumschancengesetz kommt für Unternehmen ab 2025 die Pflicht für E-Rechnungen, die ein erster Schritt zur digitalen Dokumentenverwaltung ist. In Zukunft wird es computergestützte KI-Systeme geben, um seine digitalen Unterlagen zu verwalten.
Tom Dietrich
Redakteur
Bachelor-Student im Fach Medien und Kommunikation mit besonderer Begeisterung für Finanzthemen. Börseninvestor seit dem 18. Lebensjahr.
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