In 7 einfachen Schritten ihre Unterlagen richtig sortieren

Das beste System zum Sortieren von Unterlagen

1. Dokumente nach Typ gruppieren

Sortieren Sie die physischen Kopien ihrer Dokumente in Kategorien wie Logistik, Kundendateien oder Rechnungen. Jeder Ordner kann weiter in verschiedene Unterkategorien unterteilt werden. So können Sie beispielsweise Kundendokumente in Berichte, Korrespondenz und andere Kategorien einordnen, nachdem Sie sie nach den einzelnen Kunden sortiert haben. Sie können festlegen, auf welche Papiere Sie schnell Zugriff haben möchten, indem Sie diese Sortiertechnik mit mehreren Ebenen verwenden. 
 
Wenn Sie Dokumente finden, die nicht in eine bestimmte Kategorie passen, legen Sie zusätzlich zu den zu vernichtenden Papieren einen Stapel für Sonstiges an. Es ist auch eine gute Idee, einen weiteren Stapel anzulegen, den Sie in digitale Dateien umwandeln möchten. Der Ablageprozess kann mit einer einfachen Bestandsaufnahme und Kategorisierung Ihrer Dokumente beginnen.

2. Chronologische und alphabetische Reihenfolgen benutzen

Um den Überblick über organisatorische Aktivitäten und Entscheidungen zu behalten, sind einige Dokumente mit Zeitstempeln und Daten versehen. Sortieren Sie jedes Papier in chronologischer Reihenfolge, nachdem Sie es nach Typ und Untertyp kategorisiert haben. Ordnen Sie datierte Dokumente in der Reihenfolge vom neuesten bis zum ältesten Dokument, sodass die neuesten Unterlagen vorne liegen, wenn Sie sie beispielsweise nach Kunden sortieren. Wenn Sie lieber den gesamten bisherigen Verlauf des Kunden sehen möchten, können Sie die Dokumente auch vom ältesten zum neuesten ordnen. 
 
Undatierte Unterlagen können nach ihrer Nutzungshäufigkeit oder Wichtigkeit geordnet werden. Bevor Sie Ihre Dokumente in Ihr Ablagesystem einordnen, sollten Sie auch überlegen, sie alphabetisch zu gruppieren. Dabei können Sie ihre Papiere nach Kundennamen oder nach wichtigen Kategorien wie Rechnungen oder Berichten ordnen.

3. Organisieren Sie Ihren Ablageplatz

Am besten Legen Sie sich anpassbaren Stauraum wie Aktenschränken und Schubladen zu. Organisieren Sie Gruppen von Dokumenten nach Typ und Untertyp in verschiedenen Aktenordnern. Die Ordner können noch chronologisch oder alphabetisch geordnet und in Schränke oder Schubladen gelegt werden. 
 
Sie können die Liste zum Beispiel alphabetisch nach Kundennamen oder chronologisch nach dem Kunden, den Sie zuletzt betreut haben, ordnen. Wenn Sie ihre Papiere aus Ihrem Arbeitsbereich fernhalten, können Sie schneller arbeiten, weil Ihr Schreibtisch frei bleibt. 
 
Erwägen Sie die Anschaffung eines Aktenregals für ihre Arbeit, in dem Sie Dokumente aufbewahren können, auf die Sie häufig zugreifen oder die Sie überprüfen müssen. Beispielsweise täglich gebrauchte Formulare. Um die Kategorisierung beizubehalten, können Sie jedem Regal einen bestimmten Typ oder Untertyp zuweisen. Dieses kann auch verwendet werden, um die Ablage neu eingehender Dokumente zu beschleunigen. Legen Sie neue Akten in das entsprechende Regal, nachdem Sie sie in einige grobe Kategorien eingeteilt haben. Wenn Sie sie später abheften, kann diese Technik diesen Prozess stark vereinfachen.
 

4. Farbcodieren Sie ihr Ablagesystem

Ein weiterer Tipp bei der Sortierung ihrer Papiere ist die Codierung nach Farbe. So können Sie die Suche nach Dokumenten beschleunigen, indem Sie visuelle Anhaltspunkte wie farbige Registerkarten verwenden. Für die verschiedenen Dokumenten- und Untertypen können Sie unterschiedlich gefärbte Ordner benutzen. 
 
Zusätzlich dazu können Sie eine farbcodierte Zusammenfassung erstellen, um sich die Farben zu merken, die den Dokumentenkategorien entsprechen. Um ein Gefühl der Dringlichkeit zu vermitteln, können Sie beispielsweise Dokumente, die Sie häufig verwenden, mit einer roten Registerkarte und Dokumente, die Sie ablegen müssen, mit einer gelben Registerkarte farblich kennzeichnen.

5. Beschriften Sie Ihr Ablagesystem

Wenn Sie Ihre Dokumentenkategorien beschriften, können Sie den gewünschten Ordner schnell auffinden. Verwenden Sie verschiedenfarbige Stifte, die zu Ihrem Farbcode passen, um Ihr Beschriftungssystem weiter zu verbessern. Zur farblichen Kennzeichnung der Etiketten können Sie auch Textmarker auf schwarzem Text benutzen. Mit einem Etikettendrucker können Sie schnell einzelne Aufkleber drucken. Dieses Werkzeug ist besonders nützlich, wenn Sie neue Etiketten zu bestehenden hinzufügen oder ein Regal oder einen Schrank beschriften möchten. Deswegen ist es ratsam, einen Etikettendrucker zum Sortieren ihrer Unterlagen anzuschaffen.

6. Unnötige Dokumente entsorgen

Sie können die Menge an Papieren, die Sie aufbewahren, verringern, indem Sie ein geordnetes Ablagesystem einrichten. Minimieren Sie die Unordnung, indem Sie nicht mehr benötigte Dokumente schreddern. Stellen Sie einen kleinen Behälter oder einen Korb speziell für zu vernichtende Unterlagen in der Nähe Ihres Schreibtischs auf. 
 
Wenn Sie regelmäßig ungenutzte Akten und Dokumente entsorgen, bleibt Ihr Arbeitsplatz aufgeräumt und organisiert.

7. Dateien digitalisieren

Unter bestimmten Umständen kann es praktischer sein, physische Dokumente zu digitalisieren und so als Dateien auf Ihrem Computer zu speichern. Auf diese Weise können Sie den Zugriff auf die Unterlagen erleichtern, die sie gemeinsam mit ihrem Team nutzen und Unordnung vermeiden. Scannen Sie Papierdokumente, um digitale Dateien zu erstellen, die Sie auf Ihrem Computer in gut organisierten Ordnern speichern können. 
 
Gehen Sie dabei genauso vor wie bei der Erstellung eines physischen Ablagesystems: 
 
Ordnen Sie nach Typ und Untertyp. Die Dateien sollten sowohl in chronologischer als auch in alphabetischer Reihenfolge sortiert werden. Nutzen Sie die Dateifarb- oder Flaggenfunktion Ihres Betriebssystems, um Dateien nach Typ und Untertyp farblich zu kodieren. Dokumente sollten deutlich mit dem Typ, dem Untertyp und ggf. dem Datum gekennzeichnet sein. 
 
Dies ist ein Beispiel für ein effektives System der Dokumentenbeschriftung: "Kunde Mustermann Invoice Feb2023".
 
Durch die Digitalisierung und Sortierung ihrer Unterlagen können Sie Dokumente auf Ihrem Computer schnell durchsuchen. Außerdem verringert sich dadurch ihr Bedarf an Stauraum und mögliche Unordnung. Sie können Ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten, Stress vermeiden und ihre Produktivität steigern, indem Sie ein festes Verfahren einführen. Auch wenn Sie bereits über ein Organisationssystem verfügen, sollten Sie regelmäßig Zeit zur Wartungsarbeit einplanen, da sich in arbeitsreichen Phasen leicht Akten ansammeln können. Außerdem sollten Sie zu Hause ihre Papiere stets ordnen.