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Autor: Thomas Feldhaus · Zuletzt aktualisiert: 28.02.24
Wirtschaft · 9 Min. Lesedauer
Der Fachkräftemangel in Deutschland macht auch vor dem Gesundheitswesen nicht halt. Begünstigt wird diese Entwicklung durch den demografischen Wandel und eine insgesamt älter werdende Bevölkerung mit steigendem Bedarf an Gesundheitsleistungen. In der Folge wird es für Kliniken immer aufwändiger und schwieriger, geeignetes medizinisches Fachpersonal zu finden. Personalverantwortliche sind daher auf der Suche nach neuen, erfolgversprechenden Lösungen, um ihren Personalbedarf schnell und kostengünstig zu decken. Mit emploio®Med verspricht ein Düsseldorfer Start-up die Rekrutierung von Ärztinnen, Ärzten und medizinischem Fachpersonal einfacher und nachhaltiger zu verbessern.
Bis zum Jahr 2030 werden in Deutschland rund 165.000 Ärzte und Ärztinnen fehlen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Studie der Unternehmensberatung PwC aus dem Jahr 2022. Nimmt man noch das Pflegepersonal dazu, so summiert sich die Personallücke auf fast eine Million Beschäftigte. Im Klinikalltag ist die Versorgungslücke aber längst angekommen. Schon jetzt wird es immer schwieriger, vakante Stellen schnell mit dem geeigneten klinischen Personal zu besetzen. Nicht selten dauert es viele Monate, bis ein geeigneter Kandidat oder eine Kandidatin gefunden ist und die medizinische Versorgung aufrecht gehalten werden kann.
Das hat Folgen für die HR-Abteilungen in den Kliniken, denn deren zeitlicher Aufwand und das erforderliche Budget für die Personalbeschaffung wird immer größer. Und das meist ohne Erfolg. Die klassische Stellenanzeige, einst Garant für zahlreiche Bewerbungen, hat fast ausgedient. Trotz immer aufwendigerer Gestaltung kommen oftmals keine oder kaum Bewerbungen auf den Tisch der Personalverantwortlichen. Die suchen alternative Lösungen und landen nicht selten bei Personalvermittlern oder bei Zeitarbeitsunternehmen. Das kostet nicht nur eine Menge Geld, sondern liefert oft auch nicht die geeignete Lösung. Ist guter Rat also teuer? „Das muss nicht sein“, sagt Loris Langenscheidt, Gründer und Geschäftsführer der emploio GmbH in Düsseldorf. Er hat lange Erfahrung mit der datengestützten Personalbeschaffung und mit emploio®Med ein Unternehmen gegründet, dass die Personalbeschaffung in Krankenhäusern und Kliniken revolutionieren will. „Wir machen den Prozess für die HR-Verantwortlichen nicht nur einfacher und transparenter, sondern wir liefern eine Lösung, die den Kliniken dauerhaft hilft, ihr ärztliches Personal zu rekrutieren“, so Langenscheidt.
Unbesetzte Stellen in einer Klinik, sowohl bei medizinischen Fachpersonal als auch bei den Pflegekräften, gefährden in erster Linie die medizinische Versorgung der Bevölkerung. In einer Untersuchung des Deutschen Krankenhaus Instituts bestätigten mehr als zwei Drittel der Befragten, dass es in der Praxis aufgrund von unbesetzten Stellen zur Verschiebung von Operationen oder anderen medizinischen Eingriffen kommt.
Hinzu kommt die zusätzliche Belastung für das bestehende Personal. Mit einer dauerhaften Überbelastung der Beschäftigten steigt der Stress und damit einhergehend das Risiko einer sinkenden Qualität. Das kann sich wiederum auf das Ansehen der Klinik auswirken und damit die Schwierigkeit der Personalbeschaffung weiter verstärken.
Wie lange eine Stelle unbesetzt bleibt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Liegt die Klinik in einer attraktiven Großstadt und genießt einen exzellenten Ruf, gelingt die Neubesetzung in den meisten Fällen schneller als in einer Kleinstadt. Aber auch die Art der Stelle und die Fachrichtung spielen eine entscheidende Rolle. Einen neuen Chefarzt für die Onkologie zu finden, kann schon mal bis zu 12 Monate dauern. Bei Facharztstellen sieht es nicht viel besser aus. Mehrere Monate ist inzwischen der Normalfall, ein dreiviertel Jahr aber auch keine Seltenheit.
Ein Problem, denn unbesetzte Arbeitsplätze stellen auch einen erheblichen Kostenfaktor dar. Dieser wird durch die Kennzahl Cost of Vacancy (COV) ausgedrückt. Die COV setzt das Jahresgehalt ins Verhältnis zur Bedeutung der Stelle für das Unternehmen und der durchschnittlich benötigten Zeit für die Neubesetzung der Stelle, auch Besetzungs- oder Recruitingzeit genannt (Jahresgehalt: Ø Arbeitstage x Faktor x Ø Besetzungszeit = COV). Die Bedeutung der Stelle für den Umsatz bzw. die benötigte Qualifikation wird durch einen Faktor ausgedrückt, der zwischen eins (notwendig) und drei (sehr wichtig) liegt.
Anhand der Vakanzkosten wird schnell deutlich, dass eine Klinik mit einer unbesetzten Stelle nicht das Gehalt einspart, und zwar zu Lasten der medizinischen Vesorgung, sondern Kosten verursacht, die weit über das Jahresgehalt hinausgehen. Die Praxis zeigt, dass die Kosten schnell in die Millionen gehen können, wenn z.B. mehrere wichtige Stellen gleichzeitig nicht besetzt sind.
Ein wesentlicher Aspekt der Vakanzkosten entsteht durch Maßnahmen zur Personalbeschaffung. Stellenanzeigen in Fachmagazinen, Tageszeitungen oder auf Online-Portalen bringen oft nicht den gewünschten Erfolg. „Die Praxis zeigt, dass gute Ärzte keinen Job suchen. Ihnen werden die Stellen angeboten“, sagt Loris Langenscheidt. Deshalb setzten die HR-Verantwortlichen immer öfter auf Personalvermittler, umgangssprachlich auch Headhunter genannt. Doch das hat einen entscheidenden Nachteil. Der Einsatz von Personalvermittlern ist teuer. Bei erfolgreicher Vermittlung werden rund 30 Prozent eines Jahresgehalts fällig. Langenscheidt: „Das ist nicht nachhaltig, denn nicht selten ist das Budget für die Personalbeschaffung dann schnell aufgebraucht. Bei kleineren Krankenhäusern reichen dafür zwei bis drei Einstellungen.“ Auch die Alternative Zeitarbeit ist meist nicht geeignet. Zum einen sind auch damit hohe Kosten verbunden und zum anderen ist diese Form der Interimsbesetzung bei den Kollegen nicht sehr beliebt.
Loris Langenscheidt erlebt in der Praxis immer wieder dieses Dilemma der Personalverantwortlichen. Sie müssen vakante Stellen schnell mit geeigneten Kandidaten besetzen, haben dafür aber nur ein begrenztes Budget zur Verfügung. Er hat deshalb mit seinem Team nach einer Alternative gesucht und kann dabei auf die jahrelange Erfahrung aus der datengestützten Personalvermittlung zurückgreifen. Mit emploio®Med hat er nun eine Lösung geschaffen, die Kliniken einen völlig neuen Ansatz bietet, ihre Personalbeschaffung dauerhaft zu verbessern. „Ähnlich wie in der Medizin steht dabei am Anfang die Anamnese“, so Langenscheidt. „Das bedeutet, wir erstellen gemeinsam mit dem Personalverantwortlichen ein Anforderungsprofil für die vakante Stelle, aber auch für seinen grundsätzlichen Bedarf.“ Auf dieser Grundlage stellt Langenscheidt und sein Team ein Talentpool zusammen.
Die Personalberater von emploio®Med sind auf den medizinischen Bereich spezialisiert und wissen genau, wo sie geeignete Kandidaten finden. Dafür nutzen sie unter anderem das sogenannte Social Sourcing, also die Suche auf geeigneten Social-Media-Kanälen. „Wir nennen das Social Sourcing 2.0, denn wir verbinden die digitale Suche mit der klassischen Arbeit eines Personalvermittlers“, so Loris Langenscheidt. Das Ergebnis ist ein Talentpool, den emploio®Med den Kliniken zur Verfügung stellt. Darin sind auch Kandidaten enthalten, die sich proaktiv an Langenscheidt und sein Team wenden. Bis zu 50 Anfragen von Ärzten und Ärztinnen, die bereit sind, ihren Arbeitgeber zu wechseln, landen täglich im E-Mail-Postfach von emploio®Med.
Social Sourcing ist eine moderne Rekrutierungsstrategie, um qualifizierte Kandidaten für offene Stellen in einem Unternehmen oder einer Organisation zu identifizieren und anzusprechen. Im Gegensatz zu traditionellen Methoden, bei denen sich Bewerber aktiv auf Stellenausschreibungen bewerben, geht Social Sourcing einen proaktiven Weg. Hierbei suchen und identifizieren Unternehmen potenzielle Kandidaten auf Plattformen wie LinkedIn, Twitter, Facebook und anderen.
Aus den Recherchen im digitalen Raum, den Gesprächen mit wechselwilligem medizinischen Fachpersonal und den proaktiven Bewerbungen speist emploio®Med einen Talentpool, aus dem innerhalb kurzer Zeit geeignete Kandidaten empfohlen werden können. „Das ist unsere Grundlage, auf der wir Kliniken wirkungsvoll bei der Personalbeschaffung unterstützen können, die uns aber auch ermöglicht Ärzten und Ärztinnen zu helfen, ihren Traumjob zu finden“, so Loris Langenscheidt. Das Konzept von emploio®Med ist nicht auf den schnellen, scheinbaren Erfolg ausgerichtet, sondern hilft Kliniken keine Zeit zu verschwenden, Kosten zu sparen und die vakanten Stellen so effizient wie möglich zu besetzen. „Wir agieren wie die ausgelagerte Recruiting-Abteilung einer Klinik“, fasst Langenscheidt das Konzept zusammen. „Das bedeutet, dass wir immer ganz im Sinne der Klinik arbeiten und dabei jederzeit auf deren Besonderheiten Rücksicht nehmen.“
„Wir agieren wie die ausgelagerte Recruiting-Abteilung einer Klinik. Das bedeutet, dass wir immer ganz im Sinne der Klinik arbeiten und dabei jederzeit auf deren Besonderheiten Rücksicht nehmen.“
Gründer und CEO von emploio®Med
Loris Langenscheidt
Dabei achtet emploio®Med auf maximale Transparenz, überschaubare Kosten und ein Ergebnis, mit dem alle Beteiligten zufrieden sind. Dafür hat Loris Langenscheidt mit seinem Team eine innovative Lösung gefunden, die bislang in dieser Branche einzigartig ist. Das Modell funktioniert ähnlich wie ein Abonnement, so wie es in anderen Unternehmensbereichen längst üblich ist, etwa bei der Beschaffung von Software. In der Informationstechnologie können sich die Kunden darauf verlassen, dass ihre Software immer auf dem neusten Stand ist. Ganz ähnlich funktioniert das Prinzip von emploio®Med. Die Klinik wählt ein Paket und bekommt dafür einen Talentpool zur Verfügung gestellt, mit dem sich nicht nur die aktuelle Position besetzen lässt, sondern in dem sich auch Kandidaten für weitere Vakanzen finden lassen. Langenscheidt nennt sein Angebot deshalb auch gerne den „Streamingdienst der Personalbranche“
Für einen ersten Schritt einer erfolgreichen Personalbeschaffung müssen die HR-Verantwortlichen in den Kliniken ein Anforderungsprofil erstellen. Auf dieser Grundlage können die Personalberater von emploio®Med tätig werden und den Talentpool für die Klinik mit geeigneten Bewerbern füllen. Aus den vorgeschlagenen Profilen werden dann die Wunschkandidaten für den weiteren Bewerbungsprozess ausgewählt. Schon an diesem Punkt unterscheidet sich emploio®Med vom Wettbewerb, denn die nicht ausgewählten Kandidaten sind nicht verloren, sondern verbleiben im Talentpool. Im nächsten Schritt findet die persönliche Ansprache durch die Personalberater statt. Dabei werden weitere Details besprochen und die persönlichen und fachlichen Anforderungen aufgenommen. Mit diesen vorbereiteten und vorselektierten Bewerbern werden dann die Vorstellungsgespräche mit den Verantwortlichen in der Klinik durchgeführt. Im Idealfall kann bereits nach diesem Schritt die Einstellung vorbereitet werden. „In der Praxis können wir oft bereits nach 2 bis 3 Wochen diesen Prozess abschließen“, sagt Loris Langenscheidt. „Dabei hat die Klinik jederzeit vollen Zugriff auf den Talentpool und kann zu jedem Zeitpunkt sehen, welche Kandidaten zur Verfügung stehen und welche persönlichen Anforderungen diese an ihre neue Stelle haben.“
Das Abomodell von emploio®Med bietet den Kliniken einen niedrigschwelligen Einstieg in die moderne Personalbeschaffung. „Unser Standardpaket verpflichtet die Klinik zunächst für sechs Monate. In dieser Zeit haben sie nicht nur ihre wichtigsten Vakanzen neu besetzt, sondern haben die ganze Zeit unbegrenzten Zugang zum Talentpool“, sagt Loris Langenscheidt. „Deshalb verlängern die meisten HR-Verantwortlichen auch den Vertrag und arbeiten weiterhin mit uns zusammen.“ Klinikverwaltungen, die vor einer sechsmonatigen Bindung zurückschrecken, haben die Möglichkeit, das Angebot von emploio®Med zunächst für zwei Wochen kostenlos zu testen.
Aber auch die Personalberater von emploio®Med müssen sich erst einen Eindruck von der Aufgabe verschaffen. „Wir können nicht zaubern“, sagt Langenscheidt. „Kliniken müssen schon ein attraktives Angebot haben, damit wir die Personalbeschaffung übernehmen.“ Das Angebot der Klinik und das erwartete Ergebnis müssen zusammenpassen, damit die Personalberater ihren Auftrag erfolgreich erfüllen können und auch die Bedürfnisse der potenziellen Bewerber erfüllt werden. Langenscheidt: „Schlimmstenfalls zahlen Kliniken bei uns das gleiche Honorar wie bei einem Headhunter, bestenfalls können sie für das gleiche Geld mehrere Stellen besetzten.
Thomas Feldhaus
Redakteur
Wirtschaftsjournalist mit Faible für Unternehmensverantwortung und Leidenschaft für Radsport.
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